Hieronder staan enkele algemene tips:
- Vooraleer u effectief begint aan de indiening van het jaarverslag, is het belangrijk om uzelf goed voor te bereiden. Zo doet u er goed aan op voorhand een aantal documenten te verzamelen en een aantal zaken na te kijken. Als u de correcte informatie voorhanden hebt zal dit het ingeven in het CRBP vergemakkelijken en veel tijdswinst opleveren. Het CRBP is overigens zo ontworpen dat het u toelaat in de loop van het jaar reeds alle inkomsten, uitgaven en transfers tussentijds in te geven, zodat het meeste werk reeds afgerond is voorafgaandelijk aan de indiening en u op dat ogenblik hoofdzakelijk nog slechts de rekeningstanden op het einde van de periode moet ingeven.
- Door het volgen van de volgende tips kan u uzelf voorbereiden voor de opmaak van het jaarverslag:
- Neem de aanstellingsbeschikking bij de hand.
- Neem het beginverslag of het vorige periodiek verslag bij de hand.
- Bekijk de opmerkingen die de vrederechter in voorkomend geval heeft gemaakt bij de eerder ingediende verslagen.
- Kijk na of u aangesteld bent in een regime van vertegenwoordiging of in een regime van bijstand.
- Kijk na of u aangesteld bent als bewindvoerder over de persoon, over de goederen, of over beide.
- Bekijk over welke periode u verslag moet uitbrengen. Deze periode moet naadloos aansluiten op de vorige periode waarover er verslag uitgebracht werd. Als u voor de eerste maal een jaarverslag opmaakt, is de begindatum van de verslagperiode het ogenblik van uw aanstelling als bewindvoerder, tenzij de vrederechter het anders heeft beslist in de aanstellingsbeschikking. Als u twijfelt kunt u steeds navraag doen bij de griffie van het vredegerecht over de correcte verslaggevingsperiode.
- Bereid de financiële informatie voor:
- Som de zichtrekeningen op + de stand vorig jaar bij het afsluiten van de periode.
- Som de spaarrekeningen op + de stand vorig jaar bij het afsluiten van de periode.
- Som de beleggingsrekeningen op.
- Som de effectenrekeningen op.
- Aandachtspunt: bij beleggingsrekeningen en effectenrekeningen wordt er gewerkt met een productoverzicht. Vraag dit tijdig aan bij de bank en verduidelijk bij de bank dat u een productoverzicht vraagt op de datum van de laatste dag van de verslagperiode. Wanneer het jaarverslag bijvoorbeeld loopt van 1 juni tot en met 31 mei, vraagt u een productoverzicht op datum van 31 mei.
- Contacteer de bank om van elke rekening een banklisting (ook wel bankjournaal genoemd) aan te vragen, of genereer deze via het internetbankieren. Een banklisting is een chronologisch overzicht van de bank waarop zowel alle inkomsten en uitgaven als het begin- en het eindsaldo van een rekening voor de verslagperiode vermeld staan. Deze banklistings moeten de periode omvatten waarover u verslag uitbrengt. Het is belangrijk dat de banklistings telkens zowel de begindatum als de einddatum van het verslag omvatten, dat er met andere woorden geen blinde vlek is, zelfs wanneer die slechts één of meerdere dagen bestrijkt. Ook periodes waarin geen verrichtingen werden gerealiseerd, moeten gedekt zijn. Het vredegerecht kan geen manueel overzicht aanvaarden dat u schriftelijk als bewindvoerder hebt opgemaakt.
- Centraliseer deze documenten in een aparte map op uw computer zodat u de documenten bij de opmaak van het verslag vlot kan opladen. Als je de documenten niet kan inscannen, kan u gebruikmaken van een kiosk-pc in een vredegerecht naar keuze. Het griffiepersoneel kan de documenten dan voor u inscannen. U kan de documenten vervolgens door gebruik van de kiosk-pc onderbrengen in het verslag.
Via deze link vindt u een handleiding die u ondersteuning kan bieden bij de opmaak van het verslag in het CRBP. Bovendien kan u ook steeds terecht in een vredegerecht naar keuze om gebruik te maken van een kioskpc. Het griffiepersoneel kan u bijstaan in het gebruik van het CRBP en de manier waarop u uw verslag inbrengt. Let wel: de griffie mag dit niet in uw plaats doen of hierbij juridisch advies geven.